1. Oogcontact
  2. (glim)lachen
  3. Welkom heten/ begroeten (naam gebruiken)
  4. Respecteer persoonlijke ruimte
  5. Landen
  6. Kleine praat
  7. Gastheer zijn
  8. (h)erkennen behoeften
  9. Agenda afstemmen
  10. Gemeenschappelijkheden benoemen/opzoeken
  11. Rustige bewegingen en intonatie
  12. Humor
  13. Ruis wegnemen
  14. Complimenten uitdelen
  15. Zelf ontspannen zijn
  16. Aandacht en interesse

Het is belangrijk mensen te laten ontspannen als je iets met ze samen wil doen en bereiken. Alleen ontspannen mensen zullen zich immers committeren of je blind volgen. Mensen die niet ontspannen zijn zullen eerder afhaken, de hakken in het zand zetten, klagen of ruzie zoeken. Het doel van de goede omgangsvormen is derhalve mensen ontspannen.

  1. Oogcontact

Het begint met oogcontact. Niet staren of dwars door iemand heen kijken maar elkaar aankijken. Kunnen mensen direct zien of de glimlach echt omdat de kraaienpootjes naast je oog bij een echte lach meebewegen. In Azie is elkaar aankijken juist te intimiderend. In het westen is oogcontact elke vier a vijf seconden nodig om echt gehoord en gezien te worden.

2. Lachen

Alleen ontspannen mensen kunnen lachen. Lachen, fake of niet, ontspant jezelf en anderen. Probeer het maar.

3. Welkom heten

(h)erken de ander door hem/haar daadwerkelijk te begroeten en welkom te heten. Hij/zij heeft moeite gedaan om er te zijn. Door hier een paar zinnen aan te wijden kan de ander ook vast wennen aan je stem en de ruimte een beetje in zich opnemen.

4. Respecteer persoonlijke ruimte

In het westen heeft iedereen aan zo’n 80 centimeter ruimte nodig om zich gemakkelijk te voelen. Alleen verliefde stellen zitten dicht op elkaars huid. Een armlengte is de gewenste afstand. Hoeft u zich ook niet druk te maken over de hoeveelheid knoflook die u gisteren heeft gegeten.

5. Landen

Als mensen ergens nieuw binnen komen zijn ze (on)bewust altijd even aan het scannen waar ze zijn, hoe de vluchtroutes lopen en wat de sfeer is. Dit duurt zo’n 2 minuten. Gun mensen de tijd om te acclimatiseren, de reis te verwerken en hun spullen op orde te brengen. Wellicht dat ze zelfs even hun mobiel willen checken en hun toilet willen maken. Door dit te faciliteren heb je daarna makkelijker de volle aandacht. Dit is ook het moment om de jas aan te nemen. Het is dus zelfs raadzaam om mensen even bij de receptie te laten wachten.

6. Kleine praat

Vervolgens kun je mensen op hun gemak stellen door de kleine praat: een kennismaking die algemeen begint over de dag, de reis, eventueel het weer, gemeenschappelijkheden of de aanleiding van de ontmoeting. Ga er niet van uit dat het pand waar je mensen ontvangt voor de ander helemaal duidelijk is. Ga daadwerkelijk voor en schets waar u naar toe gaat en waarom juist daar.

7. Gastheer zijn

Om mensen verder op het gemak te stellen kun je ze iets aanbieden zoals koffie, thee of gewoon water. Een levensbehoefte die ervoor zorgt dat uw gast even kan restaureren.

8. (h)erkennen behoefte

Verplaats u in de ander. Wat heeft hij/zij nodig. Wat wil hij/zij bereiken. Als u dat niet zeker weet, kunt u dat natuurlijk vragen. Ook dat ontspant omdat u lat merken iets voor de ander te willen doen.

9. Agenda afstemmen

Stem het doel en de agenda af. Zorg dat eindtijd duidelijk is. U zult merken dat als mensen weten waar ze aan toe zijn direct rustiger worden. Door de onzekerheid van de doorloop weg te nemen wordt u bovendien gezamenlijk verantwoordelijk voor een goede invulling.

10. Gemeenschappelijkheden benoemen/opzoeken

Door eerst op zoek te gaan naar waar u het over eens bent en welke gemeenschappelijkheden of gedeelde doelstellingen te benoemen ontstaan een ‘groeps’gevoel en daarna makkelijker overeenstemming.

11. Rustige bewegingen en intonatie

Mensen hebben steeds de radar aanstaan voor onverwachte dingen. Een onverwachte of onrustige beweging zorgt ervoor dat de amygdala actief aan het werk gezet wordt. U raakt de concentratie van uw gesprekspartner even kwijt omdat de vermeende agressie moet worden geanalyseerd. Praat rustig en op de zelfde snelheid en volume als uw gesprekspartner anders kan het intmiderend of zelfs angstaanjagend zijn.

12. Humor

Humor is een goede manier om mensen te ontspannen. Natuurlijk zijn er taboes als sex, geld en politiek. Een leuke anekdote waarvan u zelf ontspannen raakt(e) kan uw gesprekspartner ook ontspannen

13. Ruis wegnemen

Ruis in een ruimte van een koelpapiertje, te harde muziek, rotzooi van papieren zorgt ervoor dat de concentratie van de ander wordt onderbroken. En dat leidt af en kan ervoor zorgen dat de ander niet meer ontspannen is omdat het overzicht en rust wordt doorbroken.

14. Complimenten uitdelen

Mensen willen (h)erkend worden. Een gemeend compliment wordt altijd gewaardeerd. Niet alleen de ontvanger wordt groter maar ook de uitdeler krijgt er een hogere waardering van. Beiden ontspannen.

15. Zelf ontspannen zijn

Mensen voelen het direct aan als u zelf niet ontspannen bent en zullen daardoor afstand houden en meer letten op uw lichaamstaal, ademhaling en uw zijn dan op de inhoud. Zelf geland zijn en energie uitstralen is dus essentieel. Zelfs voordat u aan de eerder genoemde punten toekomt.

16. Interesse en aandacht

Onze nieuwe editie van Het Blauwe Boekje begint niet voor niets met aandacht. Aanwezig zijn.  En met interesse en zelfs nieuwsgierigheid naar de ander(en). Met luisteren leer je zo veel meer dan herhalen wat je al weet en vindt.