Het protocol is het geheel van regels en conventies waar diplomaten zich aan houden als ze elkaar treffen, spreken of schrijven. Het protocol zorgt ervoor dat alle logistieke zaken van een bijeenkomst tot in de puntjes zijn geregeld en dat iedereen weet waar hij aan toe is. De regels van het protocol zijn eeuwenoud en werden in 1815 internationaal op elkaar afgestemd tijdens het Congres van Wenen. Ze gelden algemeen als standaard voor officiële gelegenheden, maar zijn net zo belangrijk voor minder formele gelegenheden. Het protocol zoals hier bedoeld, zorgt er bijvoorbeeld voor dat iedereen op het juiste moment op de juiste plek komt voor het volgende programmaonderdeel en dat de juiste mensen aan elkaar worden voorgesteld. En bovendien dat landen (of vertegenwoordigers ervan) elkaar niet in verlegenheid brengen.

Bedenk goed wat elke gast uit de bijeenkomst wil halen en hoe jij dit kunt faciliteren. Als je het volgens de conventie van Wenen inricht, dan gaat de volgorde van voorstellen en placeren op basis van de hoogste in rang en vervolgens op landen- volgorde (spelling zoals in het land gewoon is). Als er twee landen betrokken zijn bij een ontvangst, hangt de vlag rechts naast de vlag van de ontvangende partij, gezien met de rug naar het gebouw waar de ontvangst plaatst heeft. In de meeste culturen is het zo dat je belangrijkste gast aan je rechterhand gaat, staat en zit.
Voor een vergadering is het belangrijk dat je nadenkt over wie waar zit. Houd reke- ning met de hiërarchie en weet wie je, als voorzitter, het best als eerste of als laat- ste het woord kunt geven. Zeker bij de rondvraag of als je iedereen een mening wilt laten geven, is het bepalend wie als eerste het woord krijgt, omdat door deeerste spreker vaak de context wordt geschetst of in ieder geval sturing wordt gegeven aan het onderwerp. Ook voor een feest of diner is het belangrijk de mensen zo te plaatsen dat een aangename en nuttige discussie mogelijk wordt. Bij een diner is het raadzaam om mensen die elkaar minder mogen en toch bij elkaar in de buurt moeten zitten, juist naast elkaar te zetten, zodat oogcontact en dus een confrontatie minder waarschijnlijk wordt.

Voor diners en lunches moet je met de restaurateur afstemmen in welke snelheid wordt bediend. Normaal gesproken kun je voor elke gang 45 minuten reserveren in het programma. Wanneer er sprekers zijn, moet je uiteraard extra tijd inruimen. Bij verplaatsingen van de ene ruimte of zelfs locatie naar de andere kost het in bewe- ging krijgen van een groep mensen, het aantrekken van de jassen, het verzamelen van tassen vaak de meeste tijd. Door minder verplaatsingen in het programma op te nemen, voorkom je onderbreking van conversaties.

Voor het goed verlopen van een bijeenkomst zijn twee dingen van eminent belang. Ten eerste moet je ervoor zorgen dat elk programmaonderdeel op tijd begint. Mensen hebben rekening gehouden met de vermelde tijden op een uitnodiging, dus ook met de verwachte eindtijd. Ten tweede moet je daarom een goed draaiboek maken met daarin tijdstippen en doorlooptijden, garderobe, ontvangst en het uitdelen van de naamkaartjes, het programma, tafelschikking, namenlijsten met contactgegevens, tafelopstelling, inrichting van de zalen, audiovisuele middelen, andere benodigdheden en het menu. Houd hierbij in ieder geval rekening met mogelijkheden om het toilet te maken, eventuele tafelwisselingen en calamiteiten.