Een vergadering is het meest effectief als je anticipeert op discussies die kunnen komen. Dit kan alleen als er van tevoren een agenda is en de informatie tijdig en compleet voorhanden is. Een goede vergadering vergt weinig tijd en juist veel aan het werk,voorbereiding en discipline. Ook over de tafelopstelling, de ruimte, eventuele audiovisuele hulpmiddelen en de genodigdenlijst moet goed worden nagedacht. Inspecteer van tevoren de vergaderruimte, wijzig de tafelopstelling naar eigen inzicht, verwijder alle rommel, lucht de ruimte goed en zorg voor de juiste verga- dermiddelen. Een schone, opgeruimde en frisse ruimte waarin alle middelen aan- wezig zijn, is positief voor de stemming van de deelnemers en daarmee voor het succes van de vergadering.

Het is niet effectief om een vergadering van twee uur bij te wonen voor een bij- drage van vijf minuten. Effectiever is het als de volgorde van de agendapunten zo is opgesteld, dat mensen kunnen aanschuiven of de zaal kunnen verlaten. Veelal kan een discussie met meer dan acht mensen niet plenair gevoerd worden, hoe goed de voorzitter ook is. Zijn er meer deelnemers, dan is er eerder sprake van informatieoverdracht dan van een vergadering. Daarom zijn vaak ook vele voor- overleggen noodzakelijk en een goede planning van de te agenderen punten.

Bepaal wie welke rol heeft en maak duidelijk wat van iedereen verwacht mag worden. De vergadering zelf begint uiteraard op tijd, zodat je niet al vanaf het begin achter de feiten aan loopt. Bovendien zitten er anders zeven mensen te wachten op nummer acht. Reken dat eens uit: zeven mensen met een gemiddeld uurloon van tachtig euro die tien minuten moeten wachten. Helaas komt het maar al te vaak voor. De oorzaak is vaak dat mensen zich laten leiden door hun mobiele telefoon of te veel overleggen achter elkaar hebben gepland.

De vergaderregels
• Heb het doel duidelijk.
• Maak een goede deelnemerslijst.
• Stuur informatie van tevoren rond.
• Bereid je voor.
• Laat mensen tussendoor afhaken als ze geen inhoudelijke bijdrage 
meer kunnen leveren.
• Begin op tijd.
• Duld geen onderbrekingen.
• Houd de rode draad vast.
• Eerst beeldvorming, dan oordeelsvorming, dan besluiten.
• Wees duidelijk over de besluitvormingsprocedure.
• Vat samen in actiepunten (SMART).
• Zorg voor goede notulen en verspreid deze snel na de vergadering.
• Volg op.

De voorzitter heet de aanwezigen welkom, zet kort het doel en de regels van de vergadering uiteen en zorgt ervoor dat iedereen iets te drinken heeft. Tijdens de vergadering vat de voorzitter regelmatig samen en zorgt ervoor dat de agenda gevolgd wordt. Een discussieleider houdt iedereen betrokken bij de gedachten- en besluitvorming en treedt indien nodig op als bemiddelaar. Spreek ook van tevoren af wie notuleert en welk soort notulen gewenst is: een zeer beknopt besluiten- lijstje, een korte samenvatting of een volledig gespreksverslag. Zorg voor een snelle verspreiding van de notulen en schrijf deze in de tegenwoordige tijd.

Vele vergaderingen deugen niet, omdat het doel niet duidelijk is. Moet er gediscussieerd worden om een beslissing te nemen, zijn het hamerstukken of is het beoogde doel ‘slechts’ informatieoverdracht? Het volgens het tijdschema afwer- ken van de agendapunten is niet de enige taak van de voorzitter. Zijn taak is ook om de sfeer te bewaken, de discussie te leiden en iedereen bij eventuele besluitvorming te betrekken. Bij nieuwe voorstellen wordt vaak eerst een inventarisatie- ronde gehouden.

Het is zaak om goed na te denken over de vraag wie waar zit, omdat de eerste spreker vaak de richting van de discussie bepaalt. Voor discussies kun je een bepaalde tijd stellen en iedereen daaraan houden. Voor besluitvorming moet je juist de tijd geven, om het besluitvormingsproces niet te frustreren en jouw mening niet te laten prevaleren. Bovendien moet het besluitproces van tevo- ren duidelijk zijn, zodat men niet eindeloos blijft doordiscussiëren. Las eventueel voor een stemming een pauze in. Niet alle vergaderingen vragen om een strakke leiding van de voorzitter. Naarmate het aantal onderwerpen en deelnemers toe- neemt, zal de voorzitter strakker moeten leiden, tijdslimieten moeten stellen en van tevoren moeten inventariseren wie wat wil zeggen over een onderwerp in de eerste en tweede termijn. In dat geval zal hij vaak zelf niet meedoen aan de dis- cussie, maar deze ‘slechts’ op gang brengen.

Tijdens een overleg of vergadering doe je geen andere dingen en staat uiteraard je telefoon uit. Je moet geconcentreerd zijn, zodat argumenten niet twee keer ter sprake komen, bijvoorbeeld. Houd je aan de agenda, val anderen niet te vaak in de rede, doe actief mee en waak voor te veel emotie of dominantie. Nederlanders hebben vaak het idee dat ze overal een mening over moeten hebben. De vraag is steeds of je daadwerkelijk wat bijdraagt, of je inbreng past bij rol of je en ter zake kundig bent.

En hoewel veel ‘besloten’ wordt bij de koffiehoek of in bilateraaltjes voor de vergadering, is dit niet de plek waar een vergadering gehouden kan worden. Alleen in vergadering kunnen immers formele besluiten genomen worden waar je achteraf iedereen aan kunt houden. Wel zijn er steeds meer bedrijven met loungehoeken,kleine zitjes om te overleggen of zelfs statafels waaraan vergaderd wordt; verga- deringen verlopen dan effectiever omdat mensen actiever en korter van stof zijn. Echt formele vergaderingen zullen voorlopig nog wel zittend gehouden worden.