Het organiseren van een goed event kan u vele slapeloze nachten bezorgen.

Alles moet kloppen. Er is geen uitstel mogelijk. Als de datum eenmaal is vastgelegd en gecommuniceerd kunt u (nauwelijks) meer terug. Als u zich aan de volgende 10 (+1) tips/tops en trends houdt dan wordt het vast geslaagd:

  1. Begin met een doel voor alle stakeholders
  2. Werk projectmatig (doel-budget-team samenstelling-creatief-programma-doel-uitvoering)
  3. Kijk echt naar de doelgroep; wat wil hij/zij uit het event halen? Ga met hen in gesprek
  4. Goede balans inhoud-fun
  5. Actueel en hedendaags
  6. Zorg voor goede titel en rode draad om mensen vast te houden en boodschap goed over te brengen
  7. Zorg voor voldoende interactie en netwerkmogelijkheden
  8. Gebruik alle mogelijke media zoals de netwerkapp en sociale media
  9. Zorg voor passende hapjes en drankjes
  10. Communiceer het draaiboek op alle niveau’s
  11. Zorg voor goede after sales en evaluatie

Vaak zijn mensen na een event geraakt door een goed programma met slechts enkele boodschappen. Ze onthouden er vaak maar twee. En mensen willen graag het gevoel hebben dat ze hebben bijgedragen en leuke gesprekken hebben gehad. Ze willen geïnspireerd naar huis het liefst met twee of drie nieuwe ideeën en contacten. Dit moet een eventorganizer faciliteren door mensen mensen echt aan elkaar voor te stellen. Letterlijk. Als u dat lukt dan weet u zeker dat ze een volgende keer ook weer komen en zeer positief na zullen praten over u en het event. En vergeet een ding niet. Uw voorbereiding als gastheer loopt in de tientallen of zelfs honderden uren terwijl een gast vaak slechts enkele minuten voorbereiding neemt. Pak ze dus bij de lurven. Maar doe het lief!

Bovenliggend artikel is geïnspireerd door een lezing door Lenny Kaarsgaren; zij schreef ook diverse boeken over het organiseren van events.