21 augustus, 2014 0 Comments Geen categorie

Vreemdgaan gebeurt meestal met bekenden

Presenteren wordt ook ‘spreken in het openbaar’ genoemd. Dat is een vreemde omschrijving. Immers het woord ‘openbaar’ suggereert een omstandigheid die voor slechts 1% van alle presentaties van toepassing is.

Het betekent namelijk dat er een groep mensen bijeen is in een ruimte die voor iedereen toegankelijk is en dat die mensen voornamelijk onbekend zijn bij de spreker. Ook vreemdgaan gebeurt wel eens met onbekenden en ook soms in semi openbare ruimten, zoals in een darkroom. Maar meestal gebeurt het met de spreekwoordelijke buurvrouw, de minnares, die niet bepaald onbekend genoemd kan worden. En de daad zelf schijnt soms plaats te vinden in het echtelijke bed, ook niet bepaald een vreemde plek.

Bekendgaan

Eigenlijk past het hele woord vreemdgaan niet goed bij wat ermee omschreven wordt. ‘Bekendgaan’ zou beter zijn. Ook het gros van alle presentaties voldoet niet aan de omschrijving ‘spreken in het openbaar’. Ze vinden immers plaats in de beslotenheid van kleine en middelgrote vergaderruimtes, waar mensen bijeen zijn die met elkaar samenwerken en die elkaar dus, min of meer, kennen. Als je daar niet bij hoort, ben je niet welkom. ‘Samen spreken in het niet-openbaar’, zou een betere omschrijving zijn. Waarom is dat belangrijk?

Hoe verknal je overleg?

In mijn hoedanigheid als teamcoach woonde ik een overleg bij van een afdeling. De directeur van de organisatie gaf de aftrap. Die duurde drie kwartier. Na de directeur sprak de manager van de afdeling. Dat duurde een half uur. Daarna kregen twee consultants van een stafafdeling het woord. Zij lazen vijfendertig (!) PowerPoints op over MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). De bijeenkomst was tweeëneenhalf uur onderweg en er was nog geen medewerker die iets had gezegd, die iets had kùnnen zeggen. En dat heet ‘overleg’ ! Zowel de directeur, als de manager en de consultants waren teleurgesteld over de passieve houding van de medewerkers. Wat een belediging aan het adres van de medewerkers! Alle drie hun presentaties waren opgezet als monoloog volgens het aloude format van spreken in het openbaar. Zenden, zenden en nog eens zenden. Als je dan na meer dan twee uur pas je eerste vraag stelt, moet je niet verbaasd zijn dat er geen reactie komt. Mensen zijn doodgeslagen met informatie. Ze zijn passief gemaakt!

Integratie van presenteren en samenwerken

Zenden is niet de manier om mensen in overleg te krijgen. Maar wat moet je dan doen? Presentaties voorbereiden als onderdeel van goed overleg is meer dan simpelweg wat vaker momenten inbouwen voor interactie. Het is het toepassen van samenwerkingsvaardigheden in de voorbereiding van je presentatie en in de manier waarop je die geeft. De essentie daarvan is goed om kunnen gaan met vaak grote verschillen in belangen en visie. Dat vraagt een andere opzet van je presentatie dan spreken in het openbaar. Tot voor kort was daar geen compleet en bruikbaar format voor. Dat is er nu wel en het is 24/7 beschikbaar op internet in de vorm van een (video)stappenplan en lesprogramma. De naam: Speechwell. Een tipje van de sluier. Zorg dat je presentatie een antwoord is op de vraag: ‘wat hebben mijn gesprekspartners van mij nodig om in staat en bereid te zijn mee te denken en hun commitment te geven aan wat ik van ze vraag?’

Foto: studio08denver / Foter / CC BY-NC-SA


Share: