Innovatieve kantoorgebouwen kenmerken zich door een hoge mate van interactie binnen hun muren. Dat is ook precies de bedoeling; we gaan immers naar kantoor om collega’s te ontmoeten, kennis uit te wisselen en de cultuur van het bedrijf te delen. Een gebouw moet vooral passen bij de visie van een bedrijf en bij de verwachtingen van een klant; probeer met de omgeving klanten niet te verrassen. De routing moet logisch zijn vanuit het perspectief van een bezoeker.

De ontvangstruimte voor gasten is essentieel. Ze moeten een gevoel van welkom krijgen, niet verzuipen in een te grote ruimte of het tegenovergestelde opgesloten zitten in een te kleine ruimte. Mensen komen vaak uit de file en willen bijvoorbeeld nog even hun mail checken en acclimatiseren. Vaak is de receptiedienst tegenwoordig uitbesteed, terwijl een betrokken en persoonlijk ontvangst zo belangrijk is. Het is praktisch om een garderobe en toiletgroep te hebben in de buurt van de receptie en de vergaderlocaties. Let daarbij ook op de details: met een jashaakje op de wc bewijs je bezoekers een grote dienst. In een lift worden vaak zoveel mensen toegestaan als technisch mogelijk is, maar het is beter om rekening te houden met het aantal waarbij mensen zich nog senang voelen. Eenmaal op de verdiepingen is er idealiter op elke verdieping een soort ontmoetingsplek met routingborden en een uitgebreide vestibule, zodat mensen gemakkelijk hun weg vinden, hun persoonlijke spullen achter kunnen laten en uitleg kunnen vinden over het functioneren van hun flexibele werkplek.

In sommige kantoren zitten mensen te dicht op elkaar en kunnen ze bijvoorbeeld nauwelijks ongestoord bellen. Hard praten is altijd uit den boze, en zeker als je collega’s stoort, maar de inrichting moet wel ten dienste staan van de gebruikers. In sommige nieuwe kantoren wordt dit opgelost met belruimtes, vergaderlocaties met ronde tafels – die meer uitnodigen tot overleg – stilteruimtes en ruimtes om elkaar te ontmoeten, inclusief een inspiratieruimte, een restaurant en een grand café. Als de deur van een kantoor of stilteruimte dicht is, betekent dit vaak dat mensen even ongestoord willen werken. Als niemand een vaste werkplek heeft en steeds op zoek moet naar een werkplek, is het belangrijk het bureau leeg achter te laten, omdat je daarmee ook je dag beter afsluit, en een eventuele volgende gebruiker zo kan aanschuiven.

Over het klimaat binnen de Nederlandse kantoren wordt veel geklaagd, met name omdat het in de zomer te warm kan worden. Temperatuur blijft natuurlijk heel subjectief, maar mensen willen deze zelf kunnen regelen binnen hun eigen werkruimte. In een vergader- of presentatieruimte mag het iets koeler zijn dan in een kantoor, om mensen bij de les te houden. De ideale hoeveelheid licht voor het lezen van stukken is hoger dan voor een overleg en voor een presentatie moet de hoeveelheid licht voor in de zaal hoger zijn dan achterin om de aandacht meer naar de spreker te verleggen. De lichtsterkte (minimaal 300 lux) is ook afhankelijk van de leeftijd van de medewerker: ouderen hebben meer licht nodig. Hoe hoger de lichtsterkte, hoe hoger de productiviteit, waarbij daglicht de voorkeur geniet. Tegenwoordig worden zelfs de kleuren van verlichting en muren ingezet om de stemming van gebruikers te beïnvloeden.
Een goede stoel noopt niet tot opstaan of verzitten en zorgt ervoor dat de neiging tot hangen minimaal is. Het is een stoel die het gewicht van de ‘bezitter’ automatisch ondersteunt en eenvoudig aangepast kan worden aan zijn maten. Bovendien is het stoelcomfort afgestemd op de gemiddelde duur van het gebruik.